Perlunya manajemen file pada suatu kantor

Pikiran selama masa #cpns 1:

Jaman sekarang hampir setiap bidang melakukan pekerjaan menggunakan komputer. Terutama untuk mereka yang bekerja di kantor-kantor, baik itu pemerintahan ataupun swasta. Data yang awal mulanya ber-input dan ber-output bersifat manual dan tercatat, dengan masukknya era teknologi, hampir semua data berkutat pada bentuk-bentuk digital, baik itu berupa file-file yang bersifat office (docx, pdf, pptx, txt, etc), multimedia (gambar hasil dokumentasi atau video), ataupun software-software (seperti driver printer, antivirus, etc).

Namun meskipun kita sudah secara langsung bekerja dengan data bentuk digital tersebut, secara tidak sadar kita masih menerapkan pola lama terhadap file-file tersebut. Ingatkah ketika kita mengatur berkas-berkas secara manual dengan sembarangan? Apakah yang terjadi? Pastinya ketika kita memerlukan file tersebut hal yang terjadi kita akan sangat kerepotan menemukan file tersebut. Berapa banyak tenaga dan waktu yang diperlukan untuk satu file? Belum lagi permasalahan dalam sharing file tersebut ketika diperlukan oleh banyak orang? Sedangkan yang memiliki dan mengetahui file tersebut hanya 1 orang!

Di era teknologi informasi sekarang di mana informasi dalam bentuk data bergerak sangat cepat, bisa anda bayangkan jika dalam suatu kantor yang sehari-hari nya berkutat dengan laporan dan lain-lain dengan ratusan bahkan ribuan data digital tidak memiliki sistem manajamen file yang baik?

Dan di sini lah sebenarnya peran data center muncul!  Pusat data atau yang lebih dikenal Data Center adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk menempatkan sistem komputer dan komponen-komponen terkaitnya, seperti sistem telekomunikasi dan penyimpanan data. Fasilitas ini biasanya mencakup juga catu daya redundan atau cadangan, koneksi komunikasi data redundan, pengontrol lingkungan (mis. AC, ventilasi), pencegah bahaya kebakaran, serta piranti keamanan fisik.

Banyak sebenarnya aplikasi Open Source yang bisa diterapkan untuk pengelolaan file ini, seperti bisa di lihat pada artikel berikut : 25+ Excellent Open Source Web File Manager to Explore & Share Files . Terutama bagi kantor-kantor yang belum bisa menyediakan secara khusus infrastruktur data center.

Dengan ada data center permasalahan yang muncul akibat banyaknya data digital ataupun masalah hak akses dapat dengan mudah teratasi. Permasalahnya untuk menerapkan suatu data center yang diperlukan bukan hanya permasalahan teknis seperti infrastruktur dan aplikasi untuk data center tersebut, tapi yang penting adalah mengubah pola orang-orang dalam suatu kantor untuk mau berubah, dan tentu saja inilah permasalah yang paling sulit untuk menerapkan Teknologi Informasi dalam suatu sistem.

*Ditulis ditengah-tengah kegalauan memikirkan usaha sampingan!*

 

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s